1. Contexte
WiPlay est une école de musique moderne réunissant plusieurs professeurs et des centaines d’élèves, en présentiel comme en visio. Son fonctionnement reposait pourtant encore sur une organisation très artisanale : échanges manuels, coupons transmis par messages, sessions Zoom créées à la main…
Ce qui résultait en :
des pertes de temps massives pour l’équipe,
une expérience irrégulière pour les élèves,
une complexité de coordination pour les professeurs,
et une impossibilité de scaler le modèle.
Le fondateur savait qu’il fallait professionnaliser toute la chaîne de valeur s’il voulait continuer à grandir et ce, sans dénaturer la simplicité de l’expérience WiPlay.
2. Le problème
Avant notre intervention, la gestion des cours ressemblait à un patchwork de tâches manuelles :
Les élèves achetaient des coupons puis envoyaient les codes par message à l’équipe WiPlay.
L’équipe devait vérifier, comptabiliser, enregistrer… souvent à la main.
Les profs contactaient l’équipe pour créer chaque nouveau cours.
Les cours en visio se déroulaient sur Zoom, hors de tout système, obligeant chacun à jongler entre plusieurs outils.
Aucun suivi centralisé, aucune automatisation, aucune visibilité globale.
WiPlay se retrouvait dans la situation classique des structures qui grandissent vite : le modèle fonctionne, mais l’organisation ne suit pas.
3. Notre intervention : créer une application qui fluidifie tout le parcours, de la réservation à la visio
Nous avons travaillé avec WiPlay pour repenser entièrement le fonctionnement interne et créer une application mobile permettant de :
Automatiser la création et la gestion des cours
Les professeurs se connectent et peuvent :
créer un cours en quelques secondes,
créer des récurrences hebdomadaires (comme une réunion répétée),
gérer leur planning sans passer par l’équipe centrale.
Simplifier la vie des élèves
L’élève se connecte à son espace et peut :
visualiser ses cours,
suivre la consommation de ses coupons,
rejoindre une visio en un clic.
Intégrer Zoom directement dans l’application
Grâce à l’API Zoom, chaque cours génère automatiquement son lien. L’élève et le prof n’ont plus rien à configurer. → Une visio native, fiable, sans friction.
Créer un véritable parcours de recrutement de professeurs
Nous avons ajouté un tunnel dédié permettant à de nouveaux professeurs de :
s’inscrire,
préciser leur instrument,
accéder à du contenu,
être recontactés facilement par l’équipe WePlay.
Cela transforme l’application en outil de croissance, pas seulement de gestion.
4. Résultats
En quelques semaines après le lancement :
WiPlay est passé d’une gestion manuelle chronophage à un système fluide et centralisé.
Les professeurs ont adopté l'application immédiatement : des dizaines de cours créés chaque semaine.
Le mois de novembre a connu un nombre record de cours réservés.
Le fondateur, Éric, a partagé un retour très positif sur l’impact réel du produit.
L’équipe ne passe plus son temps à gérer des coupons et des messages : elle peut enfin se concentrer sur le développement de l’école.
En résumé : WiPlay est passé d’un fonctionnement artisanal à une plateforme capable de scaler.
5. Impact business
Grâce à cette application, WiPlay a pu :
absorber plus de élèves et plus de professeurs sans recruter davantage,
offrir une expérience moderne, fluide et différenciante,
structurer un canal de recrutement de professeurs,
poser les bases d’une croissance durable.
Pour le fondateur, c’est un changement de dimension : WiPlay peut maintenant grandir autant qu’il le souhaite, sans exploser sa charge opérationnelle.
